Date d’entrée en vigueur
1er août 2024
1. Contexte et champ d’application
La protection des renseignements personnels est importante pour Altitude Optométrie Inc. La présente Politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels (« Politique ») adoptée en vertu du cadre juridique applicable Altitude Optométrie Inc. précise les pratiques quant à la gouvernance des renseignements personnels que nous détenons.
La présente Politique s’adresse à tout le personnel de Altitude Optométrie Inc. Elle s’applique à tous les renseignements personnels détenus par Altitude Optométrie Inc., y compris ceux dont la conservation est assurée par un tiers, quel que soit le support sur lequel ils sont conservés, et ce, de leur collecte à leur destruction. En ce sens, la présente Politique s’applique également aux personnes avec qui Altitude Optométrie Inc. fait affaire dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de service.
Par « renseignement personnel », nous entendons tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
2. Rôles et responsabilités du personnel de l’entreprise à l’égard des renseignements personnels
Optométristes
Les optométristes de la clinique ont accès aux dossiers médicaux des patients pour fournir des soins oculaires de qualité. Ils sont chargés de :
- Effectuer des examens de la vue et diagnostiquer des conditions oculaires.
- Documenter les résultats des examens et les prescriptions dans les dossiers des patients.
- Assurer la confidentialité et la sécurité des informations médicales.
Opticien(ne)s d'ordonnances
Les opticiens d'ordonnances ont accès aux prescriptions des patients et à certaines informations personnelles nécessaires pour fournir des lunettes et des lentilles de contact. Ils sont chargés de :
- Interpréter les prescriptions des optométristes.
- Aider les patients à choisir des montures et des lentilles appropriées.
- Maintenir la confidentialité des informations de prescription et des préférences des patients.
Personnel administratif
Le personnel administratif de la clinique a accès aux informations d'identification et de contact des patients pour gérer les rendez-vous et les transactions financières. Ils sont chargés de :
- Planifier et confirmer les rendez-vous des patients.
- Traiter les paiements et gérer les informations de facturation.
- Assurer la sécurité et la confidentialité des informations personnelles et financières.
- Respecter les règles que nous avons adoptées quant à la protection des renseignements personnels et ce, tout au long de leur cycle de vie;
- N’accéder qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
- Informer le responsable de la protection des renseignements personnels de tout incident ou tentative d’incident lié à la protection des renseignements personnels détenus par Altitude Optométrie Inc;
- Participer aux activités de formation et de sensibilisation mises à leur disposition par Altitude Optométrie Inc.
Techniciens
Les techniciens optométriques assistent les optométristes pendant les examens et ont accès aux dossiers médicaux des patients. Ils sont chargés de :
- Préparer les équipements pour les examens de la vue.
- Aider à la réalisation de tests diagnostiques.
- Documenter les résultats des tests et maintenir la confidentialité des informations des patients.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Chez Altitude Optométrie Inc., la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est assurée par Dr Georges Louis, optométriste.
Le responsable de la protection des renseignements personnels a pour responsabilité de veiller au respect et à la mise en œuvre des politiques et pratiques encadrant la gouvernance Altitude Optométrie Inc. à l’égard des renseignements personnels que nous détenons, et ce, afin de répondre aux exigences découlant du cadre juridique applicable en la matière.
À ce titre, il doit, entre autres :
- Veiller à assurer le respect et la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ;
- Veiller à l’application de la présente Politique ;
- Être consulté lors de l’évaluation du risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité ;
- Tenir les registres de communications de renseignements personnels, incluant en cas d’incident de confidentialité ;
- Être consulté à toute étape d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en lien avec un projet visant un système d'exploitation ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels / la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec / la communication à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques –si applicable ;
- Répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels et, le cas échéant, aux demandes de rectification. Il doit aussi prêter assistance au demandeur à comprendre la décision de lui refuser – en tout ou en partie – l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel ;
- Gérer les plaintes et les incidents de sécurité liés aux renseignements personnels.
- Former le personnel sur les pratiques de gestion des renseignements personnels.
- Répondre aux demandes de la Commission d’accès à l’information
2. Protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels tient une place importante au sein de Altitude Optométrie Inc. et, nous prenons les mesures nécessaires pour faire en sorte que l’ensemble des personnes œuvrant au sein de Altitude Optométrie Inc. adopte une attitude responsable tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.
À ce titre, Altitude Optométrie Inc. s’assure :
- De ne collecter que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses activités ;
- D’informer les personnes auprès de qui des renseignements personnels sont collectés des finalités de la collecte ;
- D’obtenir le consentement des personnes concernées quant à l’utilisation et la communication à des tiers de leurs renseignements personnels ;
- D’utiliser et de communiquer les renseignements personnels que dans les limites prescrites par le cadre juridique applicable en la matière ;
- De prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels compte tenu de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support ;
- De prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes dont les renseignements personnels sont visés par un incident de confidentialité et éviter qu’un incident de même nature ne se produise ;
- De prendre des mesures raisonnables afin de respecter les exigences en matière de conservation et de destruction des renseignements personnels.
3. Demande d’accès ou de rectification des renseignements personnels
Si une personne souhaite connaître les renseignements personnels que Altitude Optométrie Inc. détient sur elle ou encore si elle veut procéder à une rectification de ceux-ci, elle doit s’adresser, par écrit, au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante:
Dr Georges Louis
705 rue Davidson Ouest, Local 1,
Gatineau, Québec, J8R-2T1,
info@altitudeoptometrie.com
4. Plainte relative à la protection des renseignements personnels
Advenant le cas où une personne souhaite déposer une plainte quant à la protection que Altitude Optométrie Inc. accorde aux renseignements personnels que nous détenons, celle-ci peut le faire en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse suivante : info@altitudeoptometrie.com.
La plainte doit minimalement contenir les éléments suivants :
- Identification du plaignant : nom, coordonnées électroniques;
- Objet et motif de la plainte – la plainte doit suffisamment être précise, dans le cas contraire le responsable de la protection des renseignements personnels pourra communiquer avec le plaignant pour obtenir toute information supplémentaire afin d’être en mesure d’évaluer la plainte.
Le responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours qui suivent la réception de la plainte traiter celle-ci et informer le plaignant des conclusions de celles-ci.
5. Mise à jour de la Politique
Altitude Optométrie Inc. veille à réviser la présente Politique tous les ans ou plus rapidement lors de modifications législatives.